Minden vállalkozás számára meghatározó kérdés, hogy szükséges-e irodát bérelni. Az iroda nemcsak a munka helyszíne, hanem a cég egyik reprezentatív eleme is. Az első benyomást gyakran a környezet határozza meg, amikor egy partner vagy ügyfél belép az ajtón.
A helyszín, az elérhetőség és a megjelenés mind fontos tényezők, amikor egy iroda bérlésére készülünk. A modern munkakörnyezetben ugyanakkor már nem kötelező, hogy minden vállalkozásnak legyen fizikai irodája.
Különösen a digitális piacok növekedése révén egyes cégek hatékonyan tudnak működni home office-ból vagy közösségi irodákból is, ami jelentős költségeket takaríthat meg számukra. Ehhez persze szükség van olyan megoldásokra, mint a MiniCRM profi szoftvere, amivel hatékonyan menedzselhetőek a munkafolyamatok.
Mérlegeld az igényeidet!
Az iroda kiválasztásánál az első és legfontosabb lépés az, hogy pontosan felmérd a valós igényeket. Ne válassz túl kicsi vagy túl nagy helyiséget mindössze azért, mert elsőre az tetszik.
Ha túlságosan zsúfolt lesz a tér, hamar kényelmetlenné válhat a munka, ezt pedig a kollégák mentális egészsége is megsínyli, míg egy túlzottan tágas iroda fenntartása sok felesleges költséget generál. Vedd figyelembe a vállalkozás növekedési ütemét és terveit is, hogy hosszú távon is megfelelő döntéseket hozhass.
Figyelj a részletekre és az alapvető extrákra!
Egy iroda bérlésénél elengedhetetlen, hogy alaposan megvizsgáld a választott helyszínt. Valamint, ne felejts el szerződést kötni, amit egy ügyvéd is átnéz, hogy biztosan minden jogi buktatót elkerülhess. Az extrák tekintetében például fontos lehet, hogy az iroda bútorozott-e, az internetkapcsolat minősége megfelelő-e, illetve található-e biztonsági szolgálat az épületben.
Megközelítési lehetőségek
Az iroda elérhetősége vállalkozásod szemszögéből épp olyan lényeges szempont, mint megjelenése. Ha túlságosan eldugott helyen van, vagy nehezen megközelíthető tömegközlekedéssel, az az ügyfelek és munkatársak elégedetlenségéhez vezethet.
Emellett a kiadások alapos átgondolása is szükséges. Ne csak a bérleti díjjal, hanem az összes járulékos költséggel is kalkulálj. Ide tartozik a rezsi, a karbantartási díjak, valamint az internet és egyéb szolgáltatások költségei is.
Modern alternatívák
Napjainkban egyre népszerűbbé válnak a közösségi irodák, melyek rugalmas megoldásokat kínálnak. Egy ilyen coworking tér különösen hasznos lehet, ha nem egy állandó irodában gondolkodsz, így csupán akkor fizetsz, amikor valóban szükséged van rá. Az ilyen irodákat azonban nem szabhatod a saját céged igényeire, és nem lesz mindig azonnali hozzáférésed.
Az online tér hatalma
A modern világban egy fizikai iroda mellett egy online platform is szükséges a hatékony munkavégzéshez. Ebben nyújt segítséget egy olyan felhőalapú ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer, mint a MiniCRM.
Ez a rendszer egységbe foglalja a céged különféle folyamatait, mint például az értékesítés, projektmenedzsment vagy éppen a HR feladatok.